Ocúpate de lo importante. Automatiza todo lo demás

Así nos recibe el perfil de Linkedin de Eneko Cid y francamente nos encanta. Aquí tienes la entrevista con este gran especialista de las automatizaciones.

Eneko Cid

¿Cómo comenzaste a trabajar con herramientas de automatización como Make, Zapier y Power Automate, y qué te llevó a especializarte en este campo?

Pues la verdad que fue un poco de casualidad.

He trabajado muchos años en el mundo industrial y entre otras cosas, hacía programas (automatizaba) pequeñas aplicaciones en mi empresa.

Un día, buscando información para hacer alguna tarea de mi trabajo, me encontré que se podían hacer cosas parecidas aplicado a procesos de empresas.

En industria otra cosa no, pero procesos y máquinas funcionando de forma automática hay por todos los lados. Esto me ayudó a lanzarme en esta especialidad.

Ya tenía la cabeza estructurada y entendía la lógica de como había que pasar un proceso a la programación.

¿Cuáles son los desafíos más comunes que enfrentan las empresas al implementar estas herramientas de automatización y cómo los superas?

      Al depender de herramientas de terceros para hacer el desarrollo y de las acciones que se pueden hacer        en la plataforma a la que te quieres conectar (Vía API) suelen pasar dos cosas:

-Hay que modificar el proceso para que se pueda desarrollar la solución.

-Directamente, hay cosas que no se pueden hacer.

Para solucionar esto lo ideal es entender bien el proceso y si merece la pena cambiarlo para poder hacer la automatización.

Otra cosa interesante que se puede hacer es solo automatizar aquellas tareas que se pueden. Por ejemplo, si tengo un proceso de 10 tareas, en vez de automatizarlas todas, puedo hacer sólo 5 y poner un punto de control después para hacer la verificación.

¿Podrías compartir un ejemplo específico donde la implementación de estas herramientas haya resultado en mejoras significativas de procesos?

Hace unas semanas hice una automatización para crear facturas en un software de facturación desde una pasarela de pagos (Y no eran pocas precisamente).

El proceso manual era el siguiente:

-Aviso de un nuevo pago.

-Abrir el software de facturación.

-Coger los datos de facturación y meterlos a mano.

-Etiquetar.

-Enviar la factura por email.

Cada factura fácilmente te lleva 10 minutos y sobre todo, no te equivoques.

Cuando lo automatizamos lo único que había que hacer era a entrar a revisar a software de facturación.

Nada más.

¿Cómo determinas cuál herramienta de automatización es la más adecuada para un proyecto específico?

Si el cliente no tiene problemas con la herramienta, suelo utilizar Make (Antigua Integromat) que es la mas utilizo. Aún así, es cierto que para ciertas cosas es mucho más ágil Zapier.

Estas dos herramientas son recomendables para pequeñas y medianas empresas por su agilidad a la hora de desarrollar y coste de la herramienta.

Después hay empresas que están dentro del ecosistema de Microsoft y hay que utilizar Power Automate. De hecho, en 2023 empecé a dar formaciones en herramientas de la Power Platform, ya que está creciendo mucho la demanda de conocimiento en el manejo de estas.

¿Qué tendencias futuras prevés en el campo de la automatización de procesos digitales y cómo planeas adaptarte a estos cambios?

La introducción de Inteligencia Artificial en los flujos automatizados puede dar un salto importante en cualquier organización, y creo que va ser un tema que se va a tener que tratar en las empresas.

Personalmente, me he propuesto no volverme loco con esta tecnología. Mi idea es ir introduciendo estas herramientas poco a poco según vaya viendo su madurez y los clientes lo vayan necesitando.

En tu experiencia, ¿cómo identificas las tareas que son más susceptibles de ser automatizadas en una empresa?

Lo primero que suelo hacer es un trabajo de consultoría donde entiendo el modelo de negocio del cliente y empezamos a ver que procesos tiene en la organización.

Muchas veces los clientes ya saben lo que quieren hacer, pero otras muchas no. Por lo que cogemos papel y boli para apuntar todos aquellos procesos que sean recurrentes, se hagan siempre de la misma manera o que sean susceptibles de error humano.

Otra cosa que ayuda mucho es grabar la pantalla del ordenador mientas hacemos el proceso.

El material audiovisual es muy potente.

¿Podrías explicar el proceso que sigues para delegar tareas repetitivas? ¿Cómo aseguras que la automatización sea efectiva y no comprometa la calidad del trabajo?

Este es un tema que preocupa mucho y no es para menos.

Lo primero que tengo que decir es que la automatización, por su naturaleza, en algún momento va a fallar.

Casi siempre el fallo es humano, bien porque el desarrollo no es todo lo bueno o porque no se han tenido todas las variables en cuenta. Otras veces es porque las herramientas cambian en la forma de como se comunican entre ellas.

A partir de aquí, se pueden poner medidas. Personalmente, me gusta empezar a desarrollar de menos a más y no hacer una super automatización con todas las funcionalidades desde el principio.

Por otra parte, las herramientas suelen tener sistemas para gestionar posibles errores y que podamos subsanarlo sin que vaya a mayores.

¿Has enfrentado resistencia o desafíos al implementar la automatización en las empresas? ¿Cómo los has superado?

El mayor desafío es el desconocimiento a lo que se puede llegar a hacer.

Explicar lo beneficios de la automatización de una forma que se entienda y quitar la idea de “esto me va a quitar el trabajo” es verdadero reto.

Estoy intentando hacer este trabajo de divulgación tanto en LinkedIn como en mi canal de YouTube hablando de casos de uso que desarrollo con mis clientes.

¿Qué herramientas o métodos recomendarías a las pequeñas empresas que quieren comenzar con la automatización, pero tienen recursos limitados?

Lo primero que les diría es que tomen consciencia de todos los procesos y tareas que hacen en su día a día que realmente no aportan nada a sus clientes.

Después que estén atentos al contenido que hay en diferentes canales sobre la temática. Muchas veces existen herramientas que no hay que integrarlas con nada, son sencillas de configurar y solucionan un problema importante.

Por último, que me sigan en mi cuanta de Linkedin. Subo casos de uso reales todas las semanas.

Raro será que no les sirva alguno… XD

¿Cómo mides el impacto de la automatización en términos de ahorro de tiempo, dinero y mejora de la paz mental para los empleados y gerentes?

Cuando empecé pensaba que esto iba a ser pan comido, pero no es así.

A grandes rasgos, se puede hacer un cálculo teniendo en cuenta las ejecuciones que hace una automatización y el tiempo que ahorra. Sacaríamos el tiempo por mes.

Después, si lo multiplicamos por ellos €/hora que cobra esa persona, tendríamos la parte del dinero.

Esto es un cálculo que cualquier persona puede hacer, pero hay otras variables poco medibles.

¿Cuánto cuesta la salud mental de una persona?

¿Qué hago con el tiempo que ahorro?

¿Lo invierto en generar más negocio o mejorar mi producto/servicio?

¿Me voy a cuidar de mi hijo?

El impacto tiene que ver más con la mejora continua y visión a largo plazo.